jueves, 6 de noviembre de 2014

Comunicando con tecnología: Documentos compartidos

En ocasiones creamos documentos que otras personas deben ver y modificar.  El problema se solventa reuniéndose físicamente e intercambiar documentos en memorias externas para luego, volverse a reunir y modificar hasta que todo esté terminado.

Afortunadamente hoy en día existen herramientas que nos facilitan esas tareas, tal es el caso de Google drive. Si tienes una cuenta de Google seguramente ya tienes el acceso a esta gran herramienta para tener, editar y compartir documentos en línea y tenerlos en un espacio determinado donde te despreocupas por llevar un USB por todas partes.

Vamos a asumir que ya tienes una cuenta en Gmail y entras a tu correo. Si no ¿qué esperas? creas tu cuenta en pocos minutos y ya estás dispuesto a tener acceso a tus productos. Pues bien, en la parte superior derecha, al lado de tu perfil encontrarás unos cuadritos que son la entrada a tus productos de Google. Allí verás el icono de Drive para que pinches allí y entrar a la aplicación.


Estando dentro de tu unidad tienes al lado izquierdo una serie de opciones y un botón rojo "crear" el cual pincharás.


La herramienta te preguntará qué deseas hacer, en este ejemplo seleccionaré una presentación. Pero según tu necesidad puede ser otra cosa.

Siguiendo con el ejemplo creas la plantilla y creas el tema. Como el documento debe ser compartido con otras personas se lo debes indicar a la aplicación.  No te preocupes buscando el botón de "guardar" que la herramienta graba los cambios periódicamente, es una pasada la verdad.

En la esquina superior derecha se encuentra un botón para compartir. Si pinchas allí te aparecerá un cuadro contextual donde seleccionas el grado de privacidad del documento y las personas que puede ver y modificar el documento.


Coloca las direcciones de correo electrónico de las personas que editarán el documento pero ten cuidado de determinar sus roles: Pueden editar el contenido, o solo pueden verlo. Ya solo es cuestión de presionar "Listo" y avisar a tus editores que el documento está creado y que cada quien colabore desde su oficina o casa en el tiempo que ellos puedan.


Como ves, es fácil compartir documentos y ser editados a distancia, potenciado tu tiempo y haciéndote más productivo.  ¿Que esperas para probarlo?

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